Phiên dịch trực tuyến từ A–Z: Hình thức, nền tảng, quy trình và chi phí

Tác giả: Khang Nguyễn

Khang Nguyễn – Lead Interpreter, AKT Translation (25+ năm kinh nghiệm phiên dịch hội nghị)

Phiên dịch trực tuyến là dịch hội nghị, cuộc họp qua Zoom, Teams hoặc Google Meet, phiên dịch viên làm việc từ xa hoặc tại cơ sở của khách. AKT Translation làm từ năm 2017, từ hội nghị trực tuyến ngành ngân hàng nối 65 điểm cầu, đại hội cổ đông trực tuyến của HDBank với hơn 18.000 cổ đông đến hội nghị Zoom có UNDP, FAO.

Đọc nhanh: Hình thức · Nền tảng · Quy trình · Kỹ thuật · Chi phí · Đội phiên dịch · Dự án · Câu hỏi thường gặp

Phiên dịch trực tuyến là gì?

Phiên dịch trực tuyến (còn gọi là phiên dịch online, phiên dịch từ xa, remote interpreting) là hình thức phiên dịch viên dịch cho cuộc họp, hội thảo hay đại hội qua một nền tảng họp trực tuyến, thay vì đứng hoặc ngồi cạnh diễn giả. Người nghe nhận giọng dịch qua kênh ngôn ngữ riêng hoặc qua chính đường tiếng của cuộc họp, tùy cách thiết kế.

Với người làm nghề, đây không phải là "phiên dịch bình thường nhưng qua màn hình". Mất đi ngôn ngữ cơ thể và không khí phòng họp, phiên dịch viên phải dựa gần như hoàn toàn vào âm thanh. Vì vậy chất lượng đường truyền, tai nghe và cách phối hợp với bên tổ chức quyết định không kém gì trình độ ngôn ngữ.

Các hình thức phiên dịch trực tuyến

Dịch nối tiếp (lần lượt, consecutive): diễn giả nói một đoạn, phiên dịch viên dịch ngay sau đó. Hợp với họp làm việc, đàm phán, phỏng vấn và hội thảo nhỏ. Mất thêm thời gian vì mỗi ý nói hai lần, nhưng dễ tổ chức nhất vì chỉ cần một đường tiếng.

Dịch đồng thời (song song, cabin, simultaneous): phiên dịch viên dịch gần như cùng lúc với diễn giả, người nghe chọn kênh ngôn ngữ của mình. Hợp với hội nghị, đại hội cổ đông, hội thảo đông người. Yêu cầu nền tảng có kênh phiên dịch hoặc một cấu hình âm thanh được thử trước, và thường cần hai phiên dịch viên luân phiên cho mỗi cặp ngôn ngữ.

Hoàn toàn trực tuyến hay kết hợp (hybrid): ở cuộc họp hoàn toàn trực tuyến, mọi người dự từ xa. Ở hội nghị hybrid, một phần người dự có mặt tại phòng, phần còn lại dự qua mạng, nên phiên dịch viên phải xử lý cả hai luồng âm thanh. Hybrid là kiểu dễ phát sinh sự cố nhất, nên cần thử kỹ hơn; xem thêm dịch vụ phiên dịch hybrid của AKT Translation và bài phiên dịch hội thảo online – offline có dễ không.

Một chiều hay hai chiều: một chiều là dịch bài nói hoặc phần trình bày cho khán giả nghe; hai chiều là hai bên cùng hỏi đáp, phiên dịch viên dịch qua lại, như trong cuộc họp với đối tác hay cơ quan.

Phiên dịch viên ngồi ở đâu: làm từ xa tại nơi làm việc đã chuẩn bị riêng, hoặc đến thẳng cơ sở của khách hàng (phòng họp, trường quay, văn phòng) nếu khách yêu cầu. Phiên dịch cho MICE thường kết hợp cả hai: họp chuẩn bị với đoàn nước ngoài qua mạng, rồi phiên dịch trực tiếp khi đoàn đến Việt Nam.

Nền tảng nào dùng được?

Phần lớn khách hàng của AKT Translation dùng Zoom, Microsoft Teams và Google Meet. Với những nền tảng này, phiên dịch viên vào cuộc họp như một thành viên, và bên tổ chức cấu hình cách người nghe nhận tiếng dịch. Nếu bạn đang phân vân giữa hai nền tảng phổ biến nhất, bài Zoom hay Teams: lựa chọn tốt nhất cho phiên dịch? so sánh kỹ hơn.

Một số công ty nước ngoài có nền tảng họp riêng. Với trường hợp đó, AKT Translation làm việc trên chính nền tảng của khách sau một buổi thử kết nối, nên khách không phải đổi công cụ vì phiên dịch viên. Cách này đặc biệt tiện khi doanh nghiệp nước ngoài cần phiên dịch viên ở Việt Nam cho cuộc họp, đào tạo hay đại hội của họ.

Tính năng phiên dịch của từng nền tảng thay đổi theo gói và phiên bản, vì vậy nên xác nhận với bên tổ chức trước ngày họp thay vì giả định.

Ảnh: AKT Translation 

Quy trình làm việc của AKT Translation

Quy trình ngắn gọn và giống nhau ở mọi buổi:

• Tiếp nhận: khách liên hệ qua điện thoại, tin nhắn hoặc email. Hai bên thống nhất giờ làm việc, hình thức dịch, cặp ngôn ngữ, nền tảng, và dịch từ xa hay đến tại cơ sở của khách.
• Nhận tài liệu: khách gửi chương trình, bài trình chiếu, danh sách thuật ngữ nếu có. Đây là bước quyết định chất lượng, nhất là với đề tài chuyên sâu.
• Kiểm tra nền tảng: AKT Translation xác nhận bên tổ chức và người nghe đã biết cách dùng nền tảng, cách chọn kênh ngôn ngữ, và thử kết nối trước nếu cần.
• Chuẩn bị và tập dượt: phiên dịch viên nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị thuật ngữ và thử âm thanh.
• Thực hiện: nếu có sự cố đường truyền hay âm thanh, phiên dịch viên phối hợp trực tiếp với bên tổ chức để xử lý ngay, không để cuộc họp gián đoạn lâu.
• Hoàn tất: xuất hóa đơn và thanh toán.

Điều kiện kỹ thuật và phương án dự phòng

Phiên dịch viên của AKT Translation làm việc ở nơi yên tĩnh, dành riêng cho công việc, với tai nghe chuyên dụng. Mỗi vị trí có sẵn một máy tính dự phòng để đổi ngay nếu máy chính gặp sự cố. Đường truyền chính là mạng dây LAN, kèm mạng 4G dự phòng. Khi khách yêu cầu, phiên dịch viên đến thẳng cơ sở của khách để làm việc tại chỗ.

Những chi tiết này nghe nhỏ nhưng là lý do đa số buổi họp diễn ra liền mạch. Với phiên dịch trực tuyến, "bảo đảm chất lượng" không nằm ở lời hứa mà ở việc có sẵn phương án thay thế trước khi sự cố xảy ra.

Về phía khách hàng, vài điều giúp buổi dịch tốt hơn: dùng micro hoặc tai nghe riêng cho diễn giả thay vì micro máy tính trong phòng ồn, nói lần lượt thay vì chồng tiếng, gửi tài liệu trước, và cho phiên dịch viên vào phòng họp sớm để kiểm tra âm thanh. Nếu sự kiện có cả hội trường lẫn người dự online, các bài Cần gì để phiên dịch hybrid thành công?, Có thể sử dụng laptop cho phiên dịch hybrid không? và Cách bố trí thiết bị phiên dịch cho sự kiện hybrid đi sâu vào từng phần thiết bị.

Chi phí phiên dịch trực tuyến: những yếu tố nào ảnh hưởng?

Chất lượng được bảo đảm, giá dịch vụ hợp lý. Phiên dịch trực tuyến hình thức nối tiếp cho đề tài thông thường hay chuyên môn, thời lượng,... đều phản ánh vào giá phiên dịch.

Các hình thức khác, như dịch đồng thời, đề tài chuyên sâu (y dược, công nghiệp…) hoặc làm việc tại địa điểm của khách, vui lòng gửi yêu cầu để có báo giá cụ thể. Giá phụ thuộc vào hình thức dịch, cặp ngôn ngữ, độ chuyên sâu của đề tài, thời lượng, số phiên dịch viên cần thiết và việc có làm tại cơ sở của khách hay không.

Phiên dịch tiếng Trung và tiếng Nhật trực tuyến

Ngoài Anh–Việt, AKT Translation nhận phiên dịch tiếng Trung online (Trung–Việt) và phiên dịch tiếng Nhật online (Nhật–Việt) theo yêu cầu của từng cuộc họp. Quy trình, nền tảng và cách tính giá tương tự; hãy gửi chương trình để được tư vấn hình thức phù hợp.

Đội phiên dịch trực tuyến của AKT Translation

Phía sau mỗi buổi phiên dịch trực tuyến là những phiên dịch viên có tên, có mặt, chứ không phải một danh sách cộng tác viên vô danh. Khang Nguyễn, Lead Interpreter với hơn 25 năm phiên dịch hội nghị, điều phối các buổi trực tuyến và trực tiếp ngồi cabin, trong đó có lễ khai giảng khóa tập huấn giảng viên tại SIHUB, nơi đại diện Phái đoàn Liên minh châu Âu và GGGI phát biểu qua Microsoft Teams. Khang Nguyễn và Thịnh phụ trách phần phiên dịch cho hội thảo của Sở Xây dựng TP.HCM và UNDP, với chuyên gia UNDP trình bày và hỏi đáp hai chiều qua Zoom.

Nhân và Sương, hai phiên dịch viên giàu kinh nghiệm của AKT Translation, dịch phiên Zoom hai chiều với chuyên gia FAO tại hội thảo VIETFISH ở SECC, giữa một khu triển lãm mà mạng internet bị chia cho cả expo. Các thành viên AKT Translation quen với việc vừa dịch vừa canh kênh tiếng, nên bên tổ chức chỉ cần lo phần nội dung.

Dự án tiêu biểu

Một số buổi phiên dịch trực tuyến hoặc có phần trực tuyến mà đội AKT Translation đã thực hiện, mỗi buổi là một kiểu tình huống khác nhau:

• Hội nghị trực tuyến ngành ngân hàng: dịch cabin Việt – Anh cho hội nghị triển khai nhiệm vụ của ngành ngân hàng, nối 65 điểm cầu tại các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước trên cả nước.
• Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của HDBank: phiên dịch đồng thời cho đại hội trực tuyến 100% với hơn 18.000 cổ đông; xem thêm dịch vụ phiên dịch đại hội cổ đông.
• Cuộc họp khởi động của WWF về khai thác cát bền vững: phiên dịch tại Cần Thơ cho cuộc họp hybrid của WWF-Việt Nam và cơ quan phòng, chống thiên tai, với chuyên gia thủy lực, thủy văn và hình thái sông.
• Hội thảo trực tuyến "Chuyển đổi kỹ thuật số ngành sản xuất Việt Nam: Góc nhìn từ Singapore": phiên dịch cho hội thảo của Cục Phát triển doanh nghiệp và Enterprise Singapore, có tham quan ảo dây chuyền sản xuất thông minh.
• Hội thảo kết nối doanh nghiệp Ấn Độ – Việt Nam lần thứ 2: phiên dịch hybrid, khán phòng kết hợp diễn giả kết nối qua Zoom.
• Phiên dịch Zoom hai chiều cho hội thảo của Sở Xây dựng TP.HCM với UNDP
• Phiên dịch Microsoft Teams cho lễ khai giảng lớp ToT (Training of Trainers): phiên dịch tại SIHUB
• Phiên dịch Zoom hai chiều với FAO tại VIETFISH: phiên dịch tại SECC

>>Xem thêm: Phiên dịch hội nghị truyền hình, truyền hình trực tiếp.

Câu hỏi thường gặp về phiên dịch trực tuyến

1. Phiên dịch trực tuyến có chính xác bằng phiên dịch tại chỗ không?

Có thể đạt cùng chất lượng nếu được chuẩn bị đúng: âm thanh tốt, tài liệu gửi trước và phiên dịch viên có kinh nghiệm với nền tảng. Điểm khác biệt không nằm ở ngôn ngữ mà ở điều kiện kỹ thuật, nên AKT Translation luôn thử kết nối và có phương án dự phòng.

2. Phiên dịch trực tuyến dùng được trên Zoom, Teams và Google Meet không?

Được. Đây là ba nền tảng AKT Translation làm nhiều nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn dùng nền tảng riêng, chúng tôi vẫn làm việc trên đó sau một buổi thử kết nối.

3. Có phiên dịch trực tuyến tiếng Trung và tiếng Nhật không?

Có. AKT Translation phiên dịch trực tuyến Anh–Việt, Trung–Việt và Nhật–Việt, sắp xếp theo yêu cầu cụ thể của từng cuộc họp.

4. Phiên dịch trực tuyến giá bao nhiêu?

Chúng tôi báo giá theo yêu cầu chi tiết về thời lượng, đề tài, hình thức phiên dịch. Các lịch làm việc cụ thể khác vui lòng gửi yêu cầu để có báo giá.

5. Cần chuẩn bị gì trước một buổi phiên dịch trực tuyến?

Gửi chương trình và tài liệu trước, cho biết nền tảng và hình thức mong muốn, chọn micro hoặc tai nghe tốt cho diễn giả, và để phiên dịch viên vào phòng họp sớm để thử âm thanh.

Thông tin dịch vụ: AKT Translation cung cấp phiên dịch cabin (đồng thời) và lần lượt (nối tiếp) Anh – Việt, Trung – Việt, Nhật – Việt, tại hội trường, trực tuyến qua Zoom, Microsoft Teams, Google Meet hoặc kết hợp (hybrid); phục vụ tại TP.HCM, Hà Nội và các tỉnh thành trên cả nước, cũng như các sự kiện ở nước ngoài; số phiên dịch viên tùy quy mô và thời lượng; giá phụ thuộc hình thức, thời lượng, chuyên ngành và thiết bị; liên hệ 0888 170 069 – info@phiendichvien.com.

Cần phiên dịch trực tuyến cho cuộc họp, hội thảo hay đại hội của bạn?

AKT Translation

• Tư vấn hình thức và nền tảng phù hợp
• Thử kết nối và tập dượt kỹ thuật trước ngày họp
• Máy dự phòng, mạng LAN và 4G dự phòng

Nhận báo giá ngay: 0888 170 069 | Email: info@phiendichvien.com

Về tác giả

Khang Nguyễn là Lead Interpreter và Giám đốc phiên dịch của AKT Translation, hơn 25 năm phiên dịch hội nghị Anh – Việt cấp cao, trực tiếp điều phối các đội phiên dịch trực tuyến, hybrid và tại chỗ của AKT Translation.

AKT – Giọng dịch điềm tĩnh, sự kiện thành công

-------

Read this article in English