10 bước chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên

Tìm hiểu 10 bước thiết yếu để tổ chức thành công Đại hội đồng cổ đông thường niên, từ lập kế hoạch đến ban hành biên bản.

1. Quyết định triệu tập và lập kế hoạch

•  Hội đồng quản trị quyết định tổ chức cuộc họp cổ đông thường niên
•  Xác định thời gian (trong vòng 4 tháng sau khi kết thúc năm tài chính)
•  Chọn địa điểm (trong phạm vi lãnh thổ quốc gia)

2. Xây dựng chương trình và nội dung cuộc họp

•  Soạn thảo chương trình chi tiết
•  Chuẩn bị tài liệu và dự thảo nghị quyết
•  Thu thập đề xuất của cổ đông (nếu có)

3. Chuẩn bị danh sách cổ đông

•  Xác định ngày đăng ký cuối cùng
•  Cập nhật danh sách cổ đông có quyền biểu quyết
•  Xem xét và giải quyết các khiếu nại liên quan

4. Chuẩn bị tài liệu và thông báo

•  Soạn thảo thư mời họp
•  Gửi thông báo cho từng cổ đông
•  Bao gồm chương trình cuộc họp và tài liệu hỗ trợ

5. Đăng ký và ủy quyền

•  Mở hệ thống đăng ký cho cổ đông
•  Xử lý tài liệu ủy quyền (nếu có)
•  Xác minh thông tin đăng ký của cổ đông

6. Địa điểm và chuẩn bị kỹ thuật

•  Chuẩn bị phòng họp (hoặc nền tảng trực tuyến)
•  Kiểm tra thiết bị âm thanh và hình ảnh
•  Chuẩn bị các nguồn lực kỹ thuật cần thiết

Phiên dịch AKT:

• Sắp xếp dịch vụ phiên dịch đồng thời chuyên nghiệp AKT
• AKT chuẩn bị thiết bị âm thanh đa ngôn ngữ
• Thiết lập buồng phiên dịch cách âm, tai nghe cho người tham dự
•  Kiểm tra hệ thống dịch thuật theo thời gian thực
• Cung cấp các kênh âm thanh theo ngôn ngữ cụ thể cho các định dạng trực tuyến và vật lý

7. Thủ tục khai mạc

• Đăng ký các cổ đông tham dự
•  Bầu chủ tọa và thư ký cuộc họp
•  Bầu ban kiểm phiếu
•  Phê duyệt quy chế làm việc của cuộc họp

Phiên dịch AKT:

• Làm rõ các tùy chọn hỗ trợ ngôn ngữ
• Cung cấp các thiết bị dịch đồng thời
• Thực hiện phiên dịch trong cuộc họp

8. Trong khi diễn ra Đại hội cổ đông (AGM)

• Trình bày báo cáo của Hội đồng quản trị
• Thảo luận các vấn đề trong chương trình nghị sự
• Biểu quyết các vấn đề quan trọng

Phiên dịch AKT:

• Đảm bảo phiên dịch viên có tài liệu cuộc họp trước
• Cho phép đặt câu hỏi bằng nhiều ngôn ngữ, trực tiếp tại cuộc họp và từ online
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích

9. Kiểm phiếu và phê duyệt nghị quyết

• Tiến hành kiểm phiếu
• Công bố kết quả biểu quyết
• Phê duyệt nghị quyết của cuộc họp cổ đông thường niên

Phiên dịch AKT:

• Dịch phần công bố kết quả bằng nhiều ngôn ngữ
• Đảm bảo sự rõ ràng của quy trình biểu quyết cho các ngôn ngữ

10. Chuẩn bị và ban hành biên bản

• Ghi nhận đầy đủ nội dung cuộc họp
• Chủ tọa và thư ký ký biên bản
• Lưu trữ và gửi biên bản cho các bên liên quan

Phiên dịch AKT: giữ luồng thông tin xuyên suốt đến cuối Đại hội cổ đông (AGM).

Lưu ý: Quy trình có thể được điều chỉnh theo điều lệ của mỗi công ty, nhưng các bước này là cơ bản và tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020.

------------------------------------------------

Để đặt lịch đội ngũ phiên dịch AKT hay nhận tư vấn miễn phí cho dự án sắp tới, liên hệ ngay:

• Hotline: 0888 170069
• Email: info@phiendichvien.com 
• Facebook fanpage: Phien Dich Vien by AKT

>> Xem thêm các sự kiện mới nhất tại Youtube Phien Dich Vien by AKT

Read this article in English Click here.