Phiên dịch đại hội cổ đông trực tuyến: Đổi kênh lúc nào?
Tác giả: Khang Nguyễn
Khang Nguyễn – Lead Interpreter, AKT Translation (25+ năm kinh nghiệm phiên dịch hội nghị)
Phiên dịch đại hội cổ đông trực tuyến và hybrid cần phiên dịch đồng thời qua kênh âm thanh riêng cho cổ đông nước ngoài. Muốn đại hội suôn sẻ, phiên dịch phải nắm flow kịch bản, lập kế hoạch đổi kênh và rehearsal kỹ thuật cùng ban tổ chức. Bài viết gồm kinh nghiệm, thuật ngữ và FAQ.
Đọc nhanh: Câu chuyện · Chỗ khó khi dịch · Thuật ngữ · Câu hỏi thường gặp
Từ hội trường lên mạng, rồi thành hybrid
Hơn 18.000 cổ đông. Không ai ngồi chung một phòng. Vậy mà tất cả phải nghe cùng một câu, cùng một lúc, bằng ngôn ngữ của mình.
Đó là một kỳ đại hội đồng cổ đông trực tuyến 100% của HDBank trong mùa dịch mà đội phiên dịch AKT Translation tham gia. Trước dịch, ĐHCĐ gần như chỉ có một hình thức là họp trực tiếp tại hội trường. Rồi dịch tới, mọi thứ dọn hết lên mạng, và nói luôn là thời điểm đó rắc rối cũng khá là nhiều. Nhưng cái gì phải làm thì sẽ quen nhanh, cho nên sau dịch, đại hội của HDBank, Vietjet chuyển sang hybrid, còn Vinamilk thì năm nào cũng họp hybrid – cổ đông vừa ngồi ở hội trường, vừa theo dõi online – và mọi việc đã dễ hơn nhiều.
Dễ hơn, chứ không phải dễ. Kỹ thuật vẫn là mấu chốt, và phần tốn thời gian nhất lại nằm trước ngày đại hội: chuẩn bị nền tảng, học cách vận hành cùng khách, rehearsal nhiều lần, ngồi bàn từng cách làm. Có mấy câu hỏi chúng tôi phải trả lời xong từ trước: lúc nào đổi kênh, lúc nào chủ tọa nói song ngữ, cổ đông nước ngoài nghe ở kênh nào, cổ đông trong nước nghe ở kênh nào.
Muốn trả lời được thì phải nắm vững flow kịch bản đại hội, từ khai mạc, báo cáo, thảo luận đến biểu quyết. Chúng tôi lập kịch bản kênh dịch theo đúng flow đó để tư vấn cho khách, để ai cũng biết mình nghe ở đâu, còn phiên dịch biết lúc nào mình vào, lúc nào mình nhường. Cho nên tôi nghĩ người dịch có hay thì một phần lớn là vì kỹ thuật đã được bảo đảm, chứ không chỉ nhờ giọng dịch.
Cảm ơn các ban tổ chức đã phối hợp rất chặt chẽ qua từng buổi chạy thử. Đại hội suôn sẻ là công của cả một team, phiên dịch chỉ là phần mọi người nghe thấy.
Đại hội cổ đông trực tuyến có hợp lệ không, và phiên dịch khó ở đâu?
Khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép cổ đông tham dự và biểu quyết qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử. Theo kinh nghiệm của AKT Translation, chỗ khó nằm ở ba phần: câu hỏi của cổ đông online gửi bằng chữ rồi được đọc lên, phải dịch ngay; tờ trình dày đặc con số về cổ tức, trích lập dự phòng, trái phiếu chuyển đổi; và phần công bố kết quả kiểm phiếu, nơi dịch sai một tỷ lệ là đủ gây hiểu lầm. Nếu đại hội của bạn cũng có cổ đông nước ngoài theo dõi online, AKT Translation có thể cùng bạn rà kịch bản từ sớm.
Thuật ngữ đại hội cổ đông: lựa chọn của người dịch
Quorum – Điều kiện tiến hành họp: Đây là cách Luật Doanh nghiệp gọi tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết phải có mặt để đại hội hợp lệ. Trong kịch bản, con số này thường được công bố ở mục "báo cáo kết quả kiểm tra tư cách cổ đông". Người dịch chọn "quorum" để cổ đông nước ngoài hiểu ngay đại hội đã đủ điều kiện tiến hành, thay vì dịch sát chữ khiến họ tưởng đây là thủ tục kiểm tra giấy tờ.
Supervisory Board – Ban kiểm soát: Luật cho công ty cổ phần chọn mô hình có Ban kiểm soát hoặc có Ủy ban kiểm toán (Audit Committee) thuộc Hội đồng quản trị. Hai cơ quan khác nhau, nên không dùng lẫn "Audit Committee" cho Ban kiểm soát, nhất là khi đại hội bầu thành viên.
Từ ĐHCĐ đến phòng họp Hội đồng quản trị
AKT Translation còn phiên dịch đồng thời bằng thiết bị cầm tay cho các cuộc họp Hội đồng quản trị có đối tác nước ngoài, nơi không dựng cabin vì yêu cầu bảo mật: phiên dịch viên ngồi cạnh lãnh đạo, nói đủ nhỏ để không làm phiền cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp về phiên dịch đại hội cổ đông
1. Cổ đông nước ngoài nghe phiên dịch thế nào khi dự ĐHCĐ online?
Cổ đông chọn kênh tiếng Anh trên nền tảng họp (như kênh phiên dịch của Zoom) hoặc luồng âm thanh riêng trên trang đại hội; người tại hội trường nghe qua tai nghe cabin. Ban tổ chức nên ghi hướng dẫn chọn kênh ngay trong thư mời.
2. Phiên dịch đại hội cổ đông cần mấy người?
Đại hội hybrid có cabin cần 2 phiên dịch viên cho mỗi cặp ngôn ngữ, đổi ca 20–30 phút. Đại hội trực tuyến 100% khó đổi người hơn vì hai phiên dịch viên có thể ở hai nơi cách xa nhau, nên phải phối hợp rất ăn ý. AKT Translation làm được nhờ đội ngũ đã sát cánh nhiều năm.
3. Cần gửi tài liệu gì cho phiên dịch trước đại hội?
Kịch bản MC, chương trình, báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban điều hành, báo cáo tài chính, tờ trình, dự thảo nghị quyết, quy chế biểu quyết và danh sách ứng viên nếu có bầu cử.
4. Thuê phiên dịch đại hội cổ đông giá bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc hình thức (trực tiếp, trực tuyến hay hybrid), thời lượng, số cặp ngôn ngữ và thiết bị hoặc nền tảng. Hãy gửi chương trình và thời lượng dự kiến để AKT Translation báo giá cụ thể.
Thông tin dịch vụ: AKT Translation cung cấp phiên dịch cabin (đồng thời) và lần lượt (nối tiếp) Anh – Việt, tại hội trường, trực tuyến qua Zoom, Microsoft Teams, Google Meet hoặc kết hợp (hybrid); phục vụ tại TP.HCM, Hà Nội và các tỉnh thành trên cả nước, cũng như các sự kiện ở nước ngoài; số phiên dịch viên tùy quy mô và thời lượng; giá phụ thuộc hình thức, thời lượng, chuyên ngành và thiết bị; liên hệ 0888 170 069 – info@phiendichvien.com.
Bạn sắp tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến hoặc hybrid có cổ đông nước ngoài?
AKT Translation
✓ Tư vấn kịch bản kênh dịch theo flow đại hội
✓ Rehearsal kỹ thuật cùng ban tổ chức trước ngày họp
✓ Phiên dịch viên giàu kinh nghiệm tài chính, ngân hàng, quản trị doanh nghiệp
Nhận báo giá ngay: 0888 170 069 | Email: info@phiendichvien.com
AKT – Giọng dịch điềm tĩnh, sự kiện thành công
=======
Read this article in English