Trong một hội thảo, người phiên dịch/thông dịch (kể cả hình thức dịch cabin và dịch lần lượt) phải chuẩn bị trước, đọc tài liệu liên quan và sẵn sàng dịch theo các nội dung do diễn giả trình bày, không thể phụ thuộc hay chỉ đọc theo tài liệu, theo slides, bởi vì không chắc chắn diễn giả đọc nguyên văn tài liệu cung cấp trước hội nghị cho phiên dịch viên, bất cứ lúc nào diễn giả cũng có thể nói khác đi, hay mở rộng thêm. Đặc biệt là trong các phần hỏi đáp, câu hỏi và câu trả lời là phát sinh ngẫu hứng chứ không được chuẩn bị trước, phiên dịch viên phải hiểu nội dung bài thuyết trình và mạch ý nghĩa của cuộc đối thoại để phiên dịch rõ ràng, đầy đủ. Do đó, các tài liệu được cung cấp chỉ có tác dụng tham khảo.