Translators - Interpreters - Trainers in Vietnam

Tự tổ chức và tham gia vào các cuộc họp

to chuc cac cuoc hop

Họp hành liên quan đến giao tiếp bằng lời

Thỉnh thoảng bạn sẽ phải tham gia vào các cuộc họp. Các buổi họp này được tổ chức từ cực kỳ trịnh trọng cho đến rất thông thường. Trịnh trọng nhất sẽ kể đến hội nghị và các buổi họp hội đồng. Bình thường nhất là các cuộc thảo luận nhóm của nhân viên. Dù là trịnh trọng hay thân mật, họp hành sẽ liên quan đến giao tiếp. Thật vậy, chất lượng giao tiếp sẽ quyết định thành công của buổi họp. Như được ghi chú ở chương 10, các nhóm thuyết trình nên sử dụng những hướng dẫn này để tổ chức những buổi họp hiệu quả.

Kỹ thuật tổ chức cuộc họp

Để dẫn dắt các cuộc họp trịnh trọng, bạn nên nắm được quy trình hoạt động của hội đồng và nghiên cứu đề tài của cuộc họp.

Cách bạn sắp xếp cuộc họp tuỳ thuộc vào tính chất của cuộc họp. Các cuộc họp uỷ ban, họp hội đồng, ban giám đốc, và những tổ chức chuyên nghiệp thường thường theo những qui tắc sắp xếp được chấp nhận chung gọi là quy trình hội nghị. Những quy tắc rất cụ thể này quá chi tiết đến nỗi không thể nghiên cứu hết ở đây được. Khi bạn liên quan đến một cuộc họp trịnh trọng, bạn sẽ phải nghiên cứu thật kỹ một trong những cuốn sách nói về quy trình hội thảo trước buổi họp. Thêm vào đó, bạn nên biết và áp dụng những kỹ thuật sau. Đối với những cuộc họp ít trịnh trọng, bạn có thể áp dụng một phần của quy trình hội thảo và những kỹ thuật này. Nhưng bạn nên nhớ rằng mỗi buổi họp đều phải có mục tiêu và bạn phải hướng đến mục tiêu ấy.

(1) Lên kế hoạch chương trình cuộc họp (lịch trình)
Bí quyết để sắp xếp một cuộc họp thành công là lên kế hoạch buổi họp kỹ càng. Chính là bạn vạch ra một lịch trình (điều đó có nghĩa bạn cần chuẩn bị môt lịch trình cuộc họp, các đề tài sẽ được thảo luận) bằng cách lựa chọn những nội dung cần được thông qua để đạt được mục tiêu của cuộc họp. Sau đó sắp xếp những ý này theo một trật tự hợp lý nhất. Các ý dẫn dắt nên đặt trước nội dung chính cần nói đến. Sau khi đã chuẩn bị cho lịch trình, nếu đó là cuộc họp trịnh trọng thì hãy chuẩn bị sẵn cho mỗi người tham dự một bản sao. Đối với các cuộc họp thông thường, bạn nên nhớ chương trình cuộc họp trong đầu.

(2) Đề cập lần lượt từng nội dung
Bạn nên đề cập lần lượt từng mục theo kế hoạch cuộc họp. Ở hầu hết các cuộc họp, các cuộc thảo luận có xu hướng bộc phát và thường có ý mới được nêu lên. Với vai trò là người chủ trì, bạn nên giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng. Nếu những ý tưởng mới này được nêu ra suốt trong buổi họp, bạn có thể để chúng lại vào cuối hội thảo hoặc có thể là hoãn đến buổi họp tiếp theo.

(3) Dẫn dắt thảo luận
Đóng vai trò là người chủ trì, bạn nên kiểm soát diễn tiến của cuộc họp. Khi một nội dung được thông qua xong, chúng ta mới bàn đến nội dung kế tiếp. Khi cuộc thảo luận vượt ra khỏi chủ đề cuộc họp, hãy kéo nó trở về đề tài chính của cuộc họp. Nói chung, hãy làm những gì bạn cho là cần thiết để đi qua nội dung của cuộc họp một cách hiệu quả. Nhưng bạn cũng không nên cắt ngắn cuộc thảo luận trước khi tất cả nội dung trọng tâm của buổi họp được hoàn thành. Do đó, bạn cần phải quyết định chính xác thời điểm chấm dứt cuộc thảo luận. Mục tiêu của bạn là một mặt hoàn tất buổi họp thành công một mặt tránh những chi tiết lặp lại, những nội dung vượt khỏi chương trình cuộc họp và những ý kiến không có giá trị cho cuộc họp.

(4) Đừng để một người nói quá nhiều
Đừng để cho một người nói quá nhiều dường như là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất. Một số người thường có xu hướng lấn lướt trong khi thảo luận. Nhiệm vụ của bạn với vai trò là người chủ trì cuộc họp phải kiểm soát họ. Dĩ nhiên, bạn muốn cuộc họp được dân chủ, cho nên bạn phải để cho họ phát biểu miễn sao là nội dung phát biểu góp ý vào mục tiêu cuộc họp. Tuy nhiên, khi họ bắt đầu phát biểu quá nhiều mà không hướng đến nội dung cần thảo luận, lặp đi lặp lại hoặc là đề cập đến những vấn đề không cần đề cập, bạn nên biết cách ngăn họ lại.

(5) Khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp ý kiến
Vì trong cuộc họp có người nói quá nhiều, có người nói quá ít. Trong kinh doanh, những người có chức vụ thấp thường ít đóng góp ý kiến. Là người chủ trì cuộc họp, bạn phải khuyến khích họ góp ý bằng cách hỏi quan điểm của họ và phải thể hiện là tôn trọng câu trả lời đó dù nó không đúng ý bạn.

(6) Kiểm soát thời gian khi thời gian có hạn
Khi thời gian buổi họp có hạn, bạn cần quyết định trước là sẽ cần bao nhiêu thời gian để đi hết các nội dung. Điều này nhằm để cuộc họp kết thúc đúng lúc. Sẽ tốt hơn nếu bạn cho mọi người biết thời gian của mỗi nội dung thảo luận vào đầu buổi họp và luôn nhắc nhở mọi người về thời gian còn lại của cuộc họp trong quá trình thảo luận.

(7) Ở thời điểm thích hợp, hãy tóm tắt những nội dung mà các nhóm đã thông qua và đưa ra kết luận
Sau khi một ý chính đã được thảo luận xong, bạn nên tóm lược những gì nhóm đã thông qua và đưa ra kết luận. Nếu cần có quyết định cuối cùng thì lấy biểu quyết của mọi người. Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng nên tóm lược nội dung chính trước khi chuyển sang nội dung mới. Cuối buổi họp, bạn có thể tóm lược các nội dung đã trao đổi. Bạn cũng nên tóm tắt bất cứ khi nào ý tóm đó giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu vấn đề họ đã trao đổi. Đối với một số cuộc họp trịnh trọng, biên bản cuộc họp do thư ký ghi lập ra cung cấp nội dung tóm tắt.